I3.004 : Système A.D.S.S. – Automatisation

Résumé pour une consultation rapide

Ce guide fournit une vue d’ensemble étape par étape du système d’automatisation A.D.S.S. pour la carte Hunter, en mettant l’accent sur la mise en œuvre pratique pour Tippecanoe. Ci-dessous, un aperçu des principales séquences d’automatisation :

• E-mail de bienvenue après inscription
• E-mail de rappel avant l’événement
• Demande de retour d’expérience après l’événement
• Suivi après achat
• E-mail de ressources supplémentaires

Chaque séquence est conçue pour rationaliser la communication, renforcer l’engagement et assurer la cohérence dans toutes les interactions.

1. Objectif

• But : Automatiser les processus essentiels dans le système de carte Hunter, les rendant efficaces, évolutifs et adaptables dans différents comtés, en commençant par Tippecanoe.
• Résultat clé : Interactions rationalisées avec les parties prenantes locales (par exemple, écoles, bibliothèques) pour construire un système fiable et nécessitant peu de maintenance qui favorise l’engagement sans supervision manuelle constante.

2. Focus régional : Démonstration à Tippecanoe

• Configuration spécifique à la région : En utilisant le contexte éducatif et commercial de Tippecanoe, nous présentons des séquences automatisées spécifiques pour engager les entités locales.
  • Exemples :
    • Séquences de suivi automatisé : Pour la prise de contact initiale avec les écoles, magasins de jouets et centres familiaux.
    • Rappels et notifications d’événements : Personnalisés pour les événements locaux, y compris les heures de lecture en bibliothèque ou les journées de démonstration dans les magasins de jouets.

3. Schéma du Système utilisant le Cadre Zapier – Guide de Configuration de l’Automatisation

Objectif : Utiliser un outil d’automatisation pour gérer les tâches répétitives telles que la diffusion d’e-mails, les rappels de suivi et la collecte de retours d’expérience. Cet outil simplifie les flux de travail, vous permettant de vous concentrer sur des interactions significatives avec les éducateurs et les familles locales.

• Étapes de base pour configurer l’outil d’automatisation :
  • Créer un compte : Inscrivez-vous sur une plateforme d’automatisation comme Zapier (options gratuites ou payantes disponibles).
  • Sélectionner un type de flux de travail : Choisissez le flux de travail à automatiser, comme une séquence de diffusion d’e-mails.
  • Définir le déclencheur : Déterminez ce qui lance l’automatisation (par exemple, nouvelle inscription, approche d’un événement ou post-événement).
  • Choisir une action : Définissez la réponse pour chaque déclencheur (par exemple, envoyer un e-mail de bienvenue, un e-mail de rappel ou une demande de retour d’expérience).
  • Personnaliser chaque étape : Personnalisez chaque message avec les informations du destinataire pour rendre chaque communication plus personnelle.
  • Tester le flux de travail : Exécutez un test pour confirmer que chaque étape fonctionne comme prévu.
  • Activer le flux de travail : Une fois satisfait, activez l’automatisation pour qu’elle s’exécute à chaque fois que le déclencheur se produit.

4. Exemple de configuration de flux de travail (exemple de diffusion par e-mail)

• Déclencheur : Nouvelle inscription sur Google Formulaire ou liste d’e-mails
• Outil d’automatisation : Zapier
• Intégration : Connectez Google Forms (ou votre liste d’e-mails) à Zapier.
• Action : Envoyer un e-mail de bienvenue
• Contenu de l’e-mail : Utilisez les exemples de texte fournis pour les e-mails de bienvenue (voir ci-dessous).
• Personnalisation : Insérez automatiquement le nom du destinataire et les informations pertinentes.
• Séquence de suivi (optionnel) : Programmez un délai de 3 jours et envoyez un e-mail de suivi avec une invitation à un événement ou des ressources.

5. Séquences clés et exemples de textes spécifiques

Chaque séquence d’automatisation comprend un déclencheur (événement qui lance l’automatisation) et une action (réponse automatisée) avec un texte facile à copier pour une utilisation directe.

1. Séquence d’e-mail de bienvenue
   • Déclencheur : Nouvelle inscription (par exemple, un parent/professeur s’inscrit pour plus d’informations sur la carte Hunter)
   • Action : Envoyer un e-mail de bienvenue
   • Exemple de texte pour l’e-mail de bienvenue :
     • Objet : Bienvenue dans le programme Hunter Card ! Inspirons la créativité ensemble
     • Corps de l’e-mail :
       • Bonjour [Nom],
         Nous sommes ravis de vous présenter le programme Hunter Card à Tippecanoe ! Cette initiative vise à inspirer les jeunes esprits à explorer et à apprendre de manière créative. Nous vous tiendrons informé des événements et des ressources pour profiter au maximum des cartes Hunter. Pour toute question, répondez simplement à cet e-mail. Au plaisir de vous retrouver !
         Cordialement,
         [Votre nom]
         MATRIX KIDS CARDS

2. Séquence d’e-mail de rappel
   • Déclencheur : Approche de l’événement prévu (par exemple, rappel pour un événement Hunter Card à la bibliothèque locale)
   • Action : Envoyer un e-mail de rappel un jour avant l’événement
   • Exemple de texte pour l’e-mail de rappel :
     • Objet : Rappel : Événement Hunter Card demain à [Lieu] !
     • Corps de l’e-mail :
       • Bonjour [Nom],
         Ceci est un rappel rapide concernant notre événement Hunter Card qui aura lieu demain à [Lieu] à [Heure]. Nous avons hâte de partager des idées sur comment les cartes Hunter peuvent soutenir l’apprentissage créatif des jeunes enfants. N’hésitez pas à amener un ami ou un collègue intéressé !
         À bientôt,
         [Votre nom]
         MATRIX KIDS CARDS

3. Séquence de demande de retour d’expérience
   • Déclencheur : Fin de l’événement (par exemple, un jour après un événement Hunter Card)
   • Action : Envoyer un e-mail de demande de retour d’expérience
   • Exemple de texte pour l’e-mail de demande de retour :
     • Objet : Nous aimerions connaître votre avis sur l’événement Hunter Card !
     • Corps de l’e-mail :
       • Bonjour [Nom],
         Merci d’avoir participé à notre récent événement Hunter Card ! Nous espérons que vous l’avez apprécié et que les ressources partagées vous ont été utiles. Vos retours nous aident à continuer d’améliorer et de soutenir l’apprentissage créatif. Pourriez-vous prendre un moment pour partager vos impressions ? [Insérez le lien de retour d’expérience]
         Merci encore !
         [Votre nom]
         MATRIX KIDS CARDS

4. Séquence de suivi après achat
   • Déclencheur : Achat de cartes Hunter
   • Action : Envoyer un e-mail de suivi une semaine après l’achat
   • Exemple de texte pour l’e-mail de suivi :
     • Objet : Bienvenue dans l’aventure des cartes Hunter !
     • Corps de l’e-mail :
       • Bonjour [Nom],
         Merci pour votre récent achat de cartes Hunter ! Pour vous aider à démarrer, voici quelques idées d’activités amusantes : [Lien vers des idées d’activités ou un PDF téléchargeable]. Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous aider !
         Profitez de l’aventure !
         [Votre nom]
         MATRIX KIDS CARDS

5. Séquence de ressources éducatives supplémentaires
   • Déclencheur : Intérêt manifesté pour les ressources éducatives (par exemple, un parent ou éducateur demande plus d’informations)
   • Action : Envoyer un e-mail de ressources avec du contenu téléchargeable
   • Exemple de texte pour l’e-mail de ressources :
     • Objet : Votre kit de ressources Hunter Card est prêt !
     • Corps de l’e-mail :
       • Bonjour [Nom],
         Merci pour votre intérêt pour les ressources Hunter Card ! En pièce jointe, vous trouverez notre kit de ressources exclusif avec des activités et des idées adaptées à un apprentissage créatif. Ces outils rendent l’utilisation des cartes Hunter facile et captivante. Faites-nous savoir si vous souhaitez d’autres conseils pour les utiliser !
         Bon apprentissage,
         [Votre nom]
         MATRIX KIDS CARDS

6. Accord et protocoles

• Aperçu du protocole d’automatisation : Des lignes directrices claires pour la mise en œuvre et la gestion des flux de travail automatisés dans Tippecanoe, couvrant deux domaines principaux :
  • Accords de confidentialité : Assure que toutes les adresses e-mail ou informations de contact fournies par les écoles, les familles ou les partenaires locaux sont utilisées uniquement pour des communications liées aux cartes Hunter.
  • Conditions d’utilisation : Établit des directives pour une communication éthique et transparente.
• Exemple de texte pour l’accord :
  • Clause de consentement de confidentialité :
    « En participant, vous acceptez de recevoir occasionnellement des e-mails concernant les événements et ressources des cartes Hunter. Vos informations sont en sécurité avec nous et ne seront pas partagées en dehors de notre programme. »
  • Accord de conditions d’utilisation :
    « Cet accord permet à votre institution d’utiliser les messages automatisés de MATRIX KIDS CARDS pour des invitations à des événements, des rappels et la collecte de retours, dans le respect de lignes directrices claires et respectueuses. »

7. Schéma de flux visuel

• Diagramme de flux de travail : Une représentation visuelle du processus d’automatisation, depuis le premier contact jusqu’à la collecte des retours d’expérience.
• Étapes de flux de travail exemple :
  • Inscription d’intérêt → E-mail de bienvenue → E-mail de suivi (3 jours plus tard) → Invitation à l’événement → Rappel d’événement (1 jour avant l’événement) → Collecte des retours (après l’événement)

Liste de vérification de mise en œuvre

☐ Créez un compte Zapier et connectez-le à votre liste d’e-mails.

☐ Créez des déclencheurs pour chaque flux de travail (par exemple, nouvelle inscription, approche de l’événement).

☐ Personnalisez et testez chaque séquence d’e-mails.

☐ Activez et surveillez les données d’engagement pour améliorer continuellement la communication.